Datenschutzerklärung
FRiiiDA Datenschutzerklärung
Gültig ab dem 19. Januar 2023
Willkommen bei FRiiiDA
Datenschutz ist uns bei Friiida GmbH ein besonderes Anliegen. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen verarbeiten. Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um all jene Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Name, Adresse, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf diejenigen Verarbeitungen, für die die Friiida GmbH (im Folgenden auch „Friiida“), Reichshofstraße 175, 58239 Schwerte, Deutschland, registriert unter HRB 12424 beim Amtsgericht Hagen, als Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO tätig wird (nachfolgend „Verantwortlicher“ oder „wir“ bzw. „uns“). Der Verantwortliche ist postalisch unter der vorstehend angeführten Adresse sowie per E-Mail unter datenschutz@friiida.com erreichbar. In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website, sowie wenn Sie unsere Leistungen in Anspruch nehmen möchten.
1. Websitebesucher
Beim Besuch unserer Website werden folgende personenbezogene Daten – insbesondere Cookies –, die im Zusammenhang mit Ihrem Endgerät stehen. Darunter fallen Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Referral-Website, IP-Adresse, technische Informationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem.
Die Bereitstellung der angeführten Daten ist für die Nutzung unserer Website und unserer Produkte zwingend notwendig. Grund für die Verarbeitung dieser Daten ist die Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO, nämlich die Analyse und Verbesserung des Betriebs unserer Dienste und deren Optimierung.
2. Registrierung eines Nutzerkontos („Account“)
Um die Inhalte und Produkte von uns zu testen oder zu verwenden, ist das Anlegen eines Nutzerkontos erforderlich, ohne das das Nutzen unserer Inhalte nicht möglich ist. Zur Erstellung eines solchen sind folgende Daten zwingend notwendig
- E-Mail-Adresse
Grund für die Erhebung dieser personenbezogenen Daten ist Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO einerseits, sowie deren Erforderlichkeit zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrages gemäß Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO.
3. Verwendung der Friiida APP
Nach Eingabe der Zugangsdaten (siehe Punkt 2. Ziffer 1) auf unserer App, können Sie zwei unterschiedliche Modi verwenden. Einerseits den unentgeltlich zur Verfügung gestellten „Test-Modus“, sowie den kostenpflichtigen „Live-Modus“ andererseits. Hinsichtlich der Datenverarbeitung bei der Verwendung des „Test-Modus“ oder „Live-Modus“ bieten nachfolgende Unterpunkte (3.1., 3.2. sowie dessen Unterpunkte [3.2.1., 3.2.2., 3.2.3.]) Auskunft:
3.1. Datenverarbeitung im „Test-Modus“
Im „Test-Modus“, werden lediglich die vom Kunden manuell eingegebenen Daten, welche keine tatsächlich gesetzlich vorgesehene Kassendaten sind, eingetragen und auf unseren Servern gespeichert.
Die Bereitstellung der Daten ist für die Nutzung dieses Modus zwingend notwendig. Grund für die Verarbeitung dieser Daten ist die Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO, nämlich die Analyse und Verbesserung des Betriebs unserer Dienste und deren Optimierung.
3.2. Datenverarbeitung im „Live-Modus“
Um auf die Funktion der Marktentwicklung zuzugreifen, ist der Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements unerlässlich. Ebenso ist es für den Zweck der darin enthaltenen Leistungen erforderlich, dass die von Ihnen zur Verfügung zu stellenden Kassendaten (Geschäftsdaten) hochgeladen werden. Des Weiteren ist es für den Abschluss eines Abonnements notwendig, uns für die Dauer des aufrechten Vertragsverhältnisses die Speicherung und Nutzung dieser Daten auf pseudonymisierte Weise zu kommerziellen Zwecken zu erlauben und nach Beendigung des Vertragsverhältnisses in anonymer Form zur Datenanreicherung zu überlassen. Auf diese Information wird bei Abschluss des Abonnements gesondert hingewiesen.
3.2.1. Datenverarbeitung bei Abschluss eines Abonnements
Da der Abschluss eines Abonnements zur Nutzung der Inhalte des Live-Modus erforderlich ist, sind folgende Angaben notwendig:
- Informationen zur Zahlungsabwicklung
- Name
- Anschrift
Erst dadurch können wir in weiterer Folge die vom Abonnement umfassten Funktionen freischalten.
Grund für die Erhebung dieser personenbezogenen Daten ist deren Erforderlichkeit zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des mit Ihnen geschlossenen Abonnements gemäß Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO, sowie die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO.
3.2.2. Geschäftsdaten
Das von uns erzeugte Produkt liefert einen Vergleich sowie eine Analyse der Wirtschaftsstärke zwischen dem Kunden und den restlichen Teilnehmern. Um diese Funktion zu nutzen, ist der Abschluss eines Abonnements (Starter-, PROFESSIONAL- oder EXPERT-Paket) und daran anschließend das Hochladen der Geschäftsdaten (Kassendaten) des Kunden erforderlich. Das Hochladen dieser Daten ist auf dreierlei Arten möglich: Erstens die manuelle Erfassung der Daten durch Sie, zweitens mittels Hochladens der sog. „GoBD“-Daten oder durch eine direkte Kassenverbindung mit der Friiida APP („Kassenverknüpfung“). Während Ersteres und Zweiteres stets manuell durch den Kunden erfolgen, werden Geschäftsdaten bei einer Kassenverknüpfung in periodischen Abständen automatisiert auf unsere Server übertragen und pseudonymisiert angelegt (weitere Auskunft über die spezielle Verarbeitung dieser höchstvertraulichen Daten erhalten Sie in folgendem Punkt „3.2.2.1. Pseudonymisierung der Geschäftsdaten“).
3.2.2.1. Pseudonymisierung der Geschäftsdaten
Wir sind uns bewusst, dass es sich bei Geschäfts- bzw. Kassendaten, um höchstvertrauliche Informationen Ihres Betriebes handelt. Da die Geschäftsdaten des Kunden für eine Analyse erforderlich sind, die insbesondere erst durch kontinuierliche Speicherung eine detailliertere Ausgabe der Wirtschaftsstärke der Teilnehmer auf längeren Zeitraum liefert, werden diese zum fortlaufenden Bestehen im System gemäß Art 6 Abs 4 lit e DSGVO pseudonymisiert. Dies bedeutet, dass die Geschäftsdaten ohne zusätzliche Informationen nicht auf Ihre personenbezogenen Daten rückführbar sind.
Die Bereitstellung der Geschäftsdaten ist vertraglich vorgeschrieben, um – bei sonstigem Verlust der Funktionen unseres Produktes – eine Datenanreicherung zum Vergleich der Daten mit anderen zu ermöglichen.
Grund für die Erhebung dieser personenbezogenen Daten ist Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO, deren Erforderlichkeit zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des mit Ihnen geschlossenen Abonnements gemäß Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO, die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO sowie die Wahrung unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO, nämlich die Analyse und Verbesserung des Datenpools und somit die Optimierung der Leistungen unseres Produkts.
3.3. Überblick der Erfassungsarten (je nach Modus)
| Erfassungsart | Abo erforderlich | Art des Hochladens der Daten |
|---|---|---|
| Manuelle Erfassung | Nein | Manuell |
| GoBD-Daten | Ja | Manuell |
| Kassenverknüpfung | Ja | Automatisiert in periodischen Abständen |
4. Einsatz von CRM-Systemen
Friiida behält sich das Recht vor, ein CRM-System zur Verwaltung von Kundendaten zu verwenden. Es besteht kein Anspruch auf Verweigerung der Verwaltung von Kundendaten über ein grundsätzlich am Markt als sicher anerkanntes Programm eines CRM-System-Anbieters.
5. Datenverarbeitung von Geschäftspartnern
Wenn Sie unser Geschäftspartner sind oder werden möchten, verarbeiten wir
- Informationen zur Kontaktaufnahme (Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer)
- Firmenstammdaten (Unternehmensname, Firmenbuchnummer, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), sowie
- Zahlungsinformationen (zB Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse, Rechnungsnummer, Rechnungszeitraum, Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, etc.)
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO, sowie der Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO.
6. Datenempfänger
Ihre Daten können an folgende Empfänger bzw. Empfängerkategorien weitergegeben werden:
| Datenempfänger | Betroffene Personen | Sitz des Datenempfängers |
|---|---|---|
| CRM-Dienstleister | Abonnenten (Pkt. 3.2.) | DE |
| Banken | Abonnenten (Pkt. 3.2.) Geschäftspartner (Pkt. 5.) |
DE |
| Steuerberater | Abonnenten (Pkt. 3.2.) Geschäftspartner (Pkt. 5.) |
DE |
7. Dauer der Speicherung
Die Daten werden entsprechend den datenschutzrechtlichen Grundlagen nur so lange gespeichert, als sie zur Erreichung ihres Zwecks erforderlich sind:
- Daten zur Bearbeitung von Anfragen und zur Kontaktaufnahme, löschen wir spätestens 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw dem letzten Kontakt mit Ihnen.
- Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Unionwerden entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer von sechs Jahren gemäß § 147 Abs 3 AO aufbewahrt.
- Alle sonstigen unter § 147 AO fallenden Daten sind für eine Zeitraum von 10 Jahren zu speichern.
- Auf Ihrer Einwilligung basierende Daten werden bis zum Widerruf bzw zur Beendigung des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Nach Ablauf der jeweiligen Frist bzw Erreichung des Zwecks, werden diese Daten gelöscht, sofern keinen berechtigten Interessen (wie die Aufbewahrung der Daten zu Beweiszwecken, zB zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) entgegenstehen.
8. Rechte der betroffenen Person
Als betroffene Person haben Sie die Möglichkeit von den nachfolgenden Rechten der Artikel 15 bis 19 sowie 20 und 21 DSGVO Gebrauch zu machen:
8.1. Auskunftsrecht (Art 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten.
8.2. Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO)
Sofern wir personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig erhoben haben, haben Sie das Recht, deren Berichtigung bzw Vervollständigung zu verlangen.
8.3. Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO)
Sie haben das Recht auf Löschung der von uns erfassten personenbezogenen Daten, sofern eine der folgenden Gründe vorliegt:
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;
- Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
- Sie legen Widerspruch ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor oder der Widerspruch erfolgt gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung;
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
- Die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich;
- Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft von einem Kind erhoben. Es kann jedoch Gründe geben, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, wie beispielsweise die bereits angeführte gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht.
8.4. Recht auf Einschränkung (Art 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:
- Sie bestreiten die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
- wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen;
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
8.5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten; weiters haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten und diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
8.6. Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO)
Sofern wir Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung uns übertragener öffentlicher Gewalt erfolgt oder aufgrund eines überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung Widerspruch erheben. In diesem Fall haben wir die Verarbeitung einzustellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung zu Werbezwecken sowie auch der damit verbundenen Erstellung eines Nutzerprofils kann jederzeit widersprochen werden. Recht auf Widerruf: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der uns übermittelten personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Beschwerderecht: Haben Sie Grund zur Annahme, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren.
9. Hinweise zur Datensicherheit
Wir werden beim Umgang mit personenbezogenen Daten die Vorschriften des Datenschutzgesetzes beachten und die für den Datenschutz erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen. Wir verpflichten uns und insbesondere unsere Mitarbeiter, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes einzuhalten. Wir werden alle uns zumutbaren Maßnahmen in unserem Verantwortungsbereich ergreifen, um die gespeicherten Daten und Informationen gegen den unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. Friiida ist nicht dafür verantwortlich, wenn es Dritten gelingt, sich auf rechtswidrige Weise Zugang zu den Daten und Informationen, welcher Art auch immer diese sein mögen, zu verschaffen.